DHS je datově velmi jednoduchý systém. De-facto vede pouze evidenci toho,
co, kdo a kdy odeslal / vyjmul z archivu. Výčet náležitostí, kterými se dokumenty
specifikují, je konfigurovatelný a zde se omezíme pouze na generickou situaci
menší firmy, kde DHS slouží nepříliš košaté evidenci. Postupně tedy popíšeme
nepochybné parametry, které uživatel vyplňuje nebo které se doplní sami
v okamžiku ukládání. Je jasné, že každá z náležitostí dovoluje posléze
archiv prohledávat a třídit.
Agenda. Agenda je výčtová položka pro nejhrubější členění. V advokátní kanceláři asi bude odpovídat
každému z právníků jedna agenda, dále samostatná agenda celé kanceláře, sekretariátu
a dost možná i různé prastaré dokumenty budou tvořit jednu agendu. Je to 16 znaků
hrubě popisujících příslušnost dokumentu k nějaké skupině.
Klient. Opět výčtová položka, definuje příslušnost ke klientovi firmy.
Projekt/Kauza. Neformalizovaná položka, resp. ne nutně. Pracuje-li firma pro jednoho
klienta na několika kauzách, je vhodné dokumenty logicky řadit ke každé zvlášť.
CoToJe. Výčtová položka upřesňující formu dokumentu. Tedy dopis, žaloba, odhad,
výkres atd.
Verze. Výčtová položka charakterizující definitivnost. Tedy draft, beta apod.
Soubor. Vyplní se samo jako důsledek dialogu při výběru archivovaného souboru. Pozor na to,
že to je jenom informativní položka, která říká, kde se nacházel na nějakém počítači dokument
odeslaný do archivu. Mohl to být jiný počítač než Váš, podobně se mohlo změnit mapování síťových
disků nebo jiné nastavení Vašho počítače.
Anotace. Stručný verbální popis, obsah apod.
Archiv. Mnemonické jméno pro archiv. Systém sám zkontroluje, zda náhodou nekoliduje
s něčím, co již archiv má. Tedy není dost dobře možné chtít ukládat do archivu podruhé
dokument specifikovaný kaskádou "judrpalecek-cstrojirny-koupe-smlouva-beta-x.doc"
Kdozapsal. Login uživatele. Vyplní se samo.
Kdezapsal. Identifikae počítače, kde se tak stalo. Vyplní se samo.
Kdyzapsal. Čas na daném počítači. Vyplní se samo.
Systemtime. Čas na serveru - pro kontrolu proti chybně nastavenému PC. Vyplní se samo.
DhsName. Vyplní se samo. Je to evidenční klíč pro další hledání.
S.Příznak storna. označuje mylné nebo nepovedené záznamy.
A.Příznak neaktivnosti. Jesliže je jedním dokumentem "trumfnuta" platnost jiného,
nastaví se u starého příznak neaktivnosti. Při prohledávání je pak možno se omezit jenom
na aktivní dokumenty.
X, Y a Z. Uživatelské příznaky, těmi je možno dokumenty taxovat ad-hoc podle potřeby a volby
uživatele.
Color. Výčtová nepovinná položka. Umožňuje barevné zvýraznění záznamu o dokumentu a
tím nějak neformálně označit věci důležité, vadné, čekající na vyřízení apod.
Jak řečeno výše, systém umožňuje přidat nebo ubrat náležitosti dle potřeby.
Výčtové položky jsou ovládány číselníky. Rozumí se, že uživatel sám definuje podle
své volby výčet agend, klientů, syntaxe popisování verzí apod.
V generické podobě bez rozvinuté hierarchie přístupových práv jsou uživatelské datové struktury
systému následující:
--------------------------------------------------------------------------
Agendy Přehled agend
Agenda Mnemonická zkratka
A Příznak aktivity záznamu
Txt Verbální popis
PoradiAgendy Pořadí pro třídění
--------------------------------------------------------------------------
Klienti Přehled klientů
Klient Mnemonická zkratka
A Příznak aktivity záznamu
Txt Verbální popis
Nazev První složka adresy
Ulice
Obec
Stat
Mobil
Telefon
Fax
Email
Poznamka
PoradiKlienti Pořadí pro třídění
--------------------------------------------------------------------------
CoToJe Přehled typů dokumentů
CoToJe Mnemonická zkratka
A Příznak aktivity záznamu
Txt Verbální popis
PoradiCoToJe Pořadí pro třídění
--------------------------------------------------------------------------
Ukony Přehled úkonů při manipulaci s dokumenty
Ukon Mnemonická zkratka
A Příznak aktivity záznamu
Txt Verbální popis
PoradiUkony Pořadí pro třídění
--------------------------------------------------------------------------
Verze Přehled verzí dokumentů
Verze Mnemonická zkratka
A Příznak aktivity záznamu
Txt Verbální popis
PoradiVerze Pořadí pro třídění
--------------------------------------------------------------------------
Color Přehled barevných označení
Color Zkratka barvy
Vyznam Informativní význam
PoradiColor Pořadí pro třídění
--------------------------------------------------------------------------
Historie Historie manipulací s dokumenty
IdH Unikátní automaticky přidělovaný klíč záznamu
Id Evidenční číslo manipulovaného záznamu
Ukon Zkratka provedeného úkonu
KdoZapsal Kdo úkon dělal
KdeZapsal Ze kterého počítače úkon provedl
KdyZapsal Jaký byl čas na daném počítači
CentralTime Čas na serveru
Color Barva pro zvýraznění
--------------------------------------------------------------------------
Dokumenty
Id Unikátní automaticky přidělované číslo dokumentu
Agenda Zkratka agendy
Klient Zkratka klienta
Projekt Zkratka projektu, kauzy apod.
CoToJe Typ dokumentu
Verze Verze dokumentu
Anotace Výstižný popis
Soubor Odkaz na dokument jako soubor v okamžiku archivace na daném počítači
Archiv Archivní jméno
KdoZapsal Kdo úkon dělal
KdeZapsal Ze kterého počítače úkon provedl
KdyZapsal Jaký byl čas na daném počítači
CentralTime Čas na serveru
A Příznak aktivity záznamu
S Příznak storna
X Uživatelský příznak
Y Dtto
Z Dtto
Color Barva záznamu ke zvýraznění
DhsName Unikátní jméno, generuje se samo.
--------------------------------------------------------------------------
XLog Průběžný log aktivity software - slouží k diagnostice
XSerial Unikátní generovaný klíč
XWhen Časová značka události
XWho Kdo událost inicioval
XWhere Kde inicioval
XWhat Popis události
XInfo Doplňující informace
--------------------------------------------------------------------------
Index kapitoly
Aktualizováno dne 20030609. Komentář: info@jlabs.cz