Tento ucelený systém je určen pro celou škálu zákazníků, jejichž počítačová agenda se vyznačuje
produkcí řady dokumentů a různých souborů vůbec. Typickým problémem, se kterým se správci takové
agendy potýkají, je chaotičnost uspořádání množiny dokumentů, nízká disciplína uživatelů a vysoká
zranitelnost souborů ukládaných na sdílených i lokálních discích.
DHS je zkratkou za Document Handling System a základním úkolem této aplikace je omezit
libovůli autorů dokumentů, vnést do evidence dokumentů určitý řád či rituál. Po technické stránce
je pak DHS určen i k fyzickému skladování dokumentů a to metodou NEPOUŽÍVAJÍCÍ sdílení disků.
Jak to tedy funguje? Autoři dokumentů, výkresů a jiných souborů používají těch nástrojů, na
které jsou zvyklí. Postupné nebo pouze definitivní verze dokumentů explicitně zařazují do
všeobecně přístupného archivu. Součástí ukládacího rituálu je vyplnění několika náležitostí
taxujících dokument (z jaké je agendy, pro jakého klienta, kdo je autorem, o co se jedná, ...).
Dokument je poté softwarem odeslán do serverové části DHS a tam bezpečně uložen.
Kdokoli následně potřebuje k dokumentu přistoupit a má-li k tomu oprávnění, může v přehledu
archivu vyhledat dotyčný soubor a vytvořit si na svém počítači (obecně kdekoli) svojí
kopii. Původní soubor je nedotknutelný jak z definice tak i prakticky. Kdokoli tedy dokument
potřebuje, získá jeho identickou kopii, jejíž další osud je pro DHS irelevantní. Jestliže
posléze autor dokument upraví a zpětně vloží do archivu, stane se pouze novou verzí nebo
zcela jiným dokumentem a původní dokument to neovlivní.
Jak vidno, archiv není určen ke skladování nesmyslů, ale naopak, slouží ke skladování do
určité míry již vytříbené informace. Plyne-li pak z povahy práce, že je vhodné zachovávat
různé pracovní verze, je možno do DHS opakovaně vkládat dokumenty po každé postupné
úpravě a získat tak plnou historii.
Uložení je bezpečné hned z dvojího pohledu. Předně data nejsou normálními prostředky viditelná
a soubory tedy není možno ani zničit, ani ukrást a ani zavirovat. Cokoli se tam uloží, leží
de-facto nekonečně dlouho a jedinou možností, jak některé dokumenty zničit, je administrátorský a
tedy cílený zásah. Dokumenty jsou navíc automaticky komprimovány, šifrovány a redundantně
ukládány tak, aby případná havárie neměla žádný fatální účinek.
Fyzickou bezpečnost je možno ještě zvýšit vzdáleným zálohováním na jiný server.
Dalším aspektem bezpečnosti je hierarchie přístupů. Náš software umožňuje konfiguraci
kdekoli mezi "úplně permisivní" a "paranoidní". V nejvíce bezstarostném prostředí
je tedy možno archiv DHS zpřístupnit úplně všem lidem z firmy, kterým se aspoň podaří
přihlásit k počítači. V naopak zcela paranoidním prostředí je možno definovat přístupová
práva selektivně na každou skupinu dokumentů a to až i singletony, tedy individuální dokumenty.
Zkušenost je taková, že pro malé firmy se zcela kooperativním stylem práce je
nejvhodnější bezstarostný režim, pro přísnější zákazníky pak kdesi na půl cesty ke zcela
restriktivnímu systému přístupových práv. Absolutně paranoidní přístupový systém je
vhodný spíše pouze pro klasifikovaná bezpečnostní prostředí a práce s každým takovým
systémem je spíše obtížná a vede pak k "divokému" sdílení dokumentů.
Cílem správce by tedy mělo být nalézt takovou úroveň, kdy uživatelé budou ještě v DHS
spatřovat výhodu. Bezpečnostní pravidla je pak možno postupně utužit. Je to mnohem lepší
přístup než okamžité zavedení příliš přísného režimu.
Jak funguje provoz? Po technické stránce je DHS reprezentován dedikovaným serverem,
jehož parametry odpovídají předpokládanému objemu dokumentů i frekvenci přístupů k nim.
Pro malou firmu to bude naprosto nejlacinější komoditní počítač, pro velkou pak vyspělejší
server. DHS je koncipován pro celkový rozsah skladovaných dokumentů kdekoli mezi 20GB a 2TB.
Větší systémy je nutno provozovat na adekvátním hardware a nejedná se o obvyklé řešení.
Dokumentace k DHS sestává z těchto témat:
Kontext provozu úlohy a operační prostředí
Otázky a odpovědi
Tipy a triky
Evidovaná data a jejich struktura
Operátorské scénáře
Minimální lekce na zaškolení jsou uvedeny níže. Základním předpokladem je běžná počítačová
gramotnost uživatele, základní sběhlost v práci s textovými procesory, znalost pojmu "soubor"
apod. Vedlejším předpokladem je věcná znalost agendy firmy alespoň na formální a byrokratické
úrovni. Od uživatele se posléze očekává, že v kooperativním prostředí dokáže archivovat svoje
nebo svěřené dokumenty různých typů a že v potenciálně všech dokumentech bude umět produktivně
vyhledávat a získat zpětně kopie vyhledaných dokumentů z archivu.
Úvodní lekce
Rutinní práce s dokumenty
Rutinní práce s konfigurací
Základy údržby
Nadřízený index dokumentace