Q:   Proč není vhodné skladovat firemní dokumenty formou adresářové struktury na discích?
A:   Data na discích není možno sofistikovaně zabezpečit.
     Jsou viditelná jak žádoucím, tak i nežádoucím aplikacím či uživatelům.
     V případě zavirování počítače se nákaza šíří bleskově do všech jemu přístupných souborů.
     Emailové viry mohou snadno rozesílat důvěrné informace, protože se k nim snadno dostanou.
     Není možno snadno evidovat události typu "kdo, co, kdy a jak" s dokumenty udělal.

Q:   Jak jsou data tedy v DHS skladována?
A:   Po vložení dokumentu se tento přenese databázovým protokolem na server, zde vytvoří
     nejprve samostatný soubor a následně po určité době (nastavitelný parametr) přejde
     automaticky do komprimovaného archivu. Předpokládá se, že nově vložené dokumenty
     budou potřeba "po ruce" častěji než velmi staré dokumenty. Jakmile je dokument
     vyžádán, "natáhne" se jeho čekací čas poznovu. Do úspornějších avšak pomaleji
     dostupných archivů se tedy dostanou ty dokumenty, které delší dobu nikdo nechtěl.

Q:   Jak je rychlý přístup k dokumentům z archivu?
A:   Přibližně stejně rychlý jako je přístup k dokumentům na sdílených discích v síti,
     kde je server postaven.

Q:   Kolik dokumentů je systém schopen pojmout?
A:   Na malém serveru řádově statisíce, na výkonném miliony.
     Počet i celkový rozsah jsou přibližně stejné, jako kdyby dokumenty byly uloženy
     na stejně velkém síťovém disku.

Q:   Přesněji, kolik cca 60KB dlouhých souborů pro WinWord se dá vložit do jednoduchého
     serveru DHS?
A:   Přibližně milion s tím, že uložení bude mít 100% redundanci.

Q:   Jak je vlastně zajištěna "neviditelnost" dokumentů pro okolní počítače s výjimkou
     přístupu přes ikonu DHS?
A:   Dokumenty jsou uloženy na discích mimo sdílenou oblast. Funguje to de facto analogicky
     s disketou. Dokument je sice do DHS odeslán (a později i vybírán k použití) přes síť
     LAN, ale neděje se tak prostým kopírováním. Spíše to připomíná stav, kdyby dokument byl
     nahrán na disketu (ZIP,...) a jinou cestou přenesen na server a tam teprve nakopírován.

Q:   Může někdo neopatrným zásahem smazat mnoho dokumentů nebo je jinak poškodit?
A:   To může pouze administrátor na serveru a musel by tak udělat úmyslně.
     Obvyklé poškození či smazání omylem ze strany běžných uživatelů není možné.

Q:   Proč se dokumenty v systému nepřepisují?
A:   To je žádoucí vlastnost. Jakmile je jednou do archivů něco vloženo, nejde to běžným
     postupem přepsat.

Q:   Jak postupuje uživatel při vložení dokument do DHS?
A:   Navolí si odpovídající funkci z menu, případně použije horkou klávesu Ins.
     Vyplní několik taxujících parametrů dokumentu, tedy specifikuje k jaké agendě,
     zákazníkovi, projektu apod. dokument patří a co je vlastně jeho obsahem. Tedy
     například "Smlouva č.16, agenda JUDr.Palečka, klient České strojírny a.s.".
     Pak vybere běžným postupem v Exploreru Windows daný souboru. Software
     specifikaci i dokument "zabalí" a odešle na server k uložení. Specifikace
     se uloží do databázové tabulky pro navigaci v archivu.

Q:   Co dělá uživatel v případě, že chce získat dokument z archivu?
A:   Nejprve si navolí pohled na archiv a pomocí navigačních kriterií (agenda, klient,
     datum, anotace, ...) dokument vyhledá. V systémech, kde je evidováno přes 20,000 dokumentů
     si software sám nejprve vyžádá aspoň trochu bližší specifikaci, aby se neprohledávalo
     astronomické množství dokumentů. Volbou z menu si pak vybere, zda chce dokument
     někam nakopírovat nebo jenom otevřít jeho dočasnou kopii odpovídající registrovanou
     aplikací.

Q:   Proč systém v klasifikačních položkách nedovoluje "divoké" znaky? Diakritiku, čárku apod.
A:   To má hlubší význam. Ne všechny počítače používají stejný systém, ne nutně stejné kódování
     diakritky atd. Vyskytují-li se pak znaky s diakritikou, mezery, hvězdičky, čárky atd.
     ve jménech souborů nebo v klasifikačních údajích, nemusí být dost dobře možno s takovými
     soubory pracovat na jiném počítači než na tom, který dokument do DHS vložil.
     Proto DHS konvertuje znaky v klasifikačních údajích na bezkonfliktní sadu malých písmen
     a číslic.
     Podobným důvodem je i to, že na některých systémech se rozlišují velká písmena od malých
     a na jiných ne. Podobně i oddělovačem sekvence souborů může být tu mezera a jinde čárka.
     Rohodneme-li se tedy časem do sítě vedle PC se systémem Windows zařadit počítač MAC nebo
     jiný s Linuxem, uspoříme si tím řadu problémů. Podobně i pro webové prostředí.

Q:   Proč není vhodné měnit jednou zavedené zkratky? Kupříkladu při změně příjmení klientky
     by se hodilo změnit jí i zkratku v evidenci ...
A:   Jakmile změníme jednou zapoužívanou zkratku, "stará" data se stanou buď nečitelnými nebo
     se sníží jejich mnemonická hodnota. Posléze si nikdo nevzpomene na to, že kdosi míval
     v evidenci jinou zkratku a řada dokumentů "osiří".

Q:   Proč mají dokumenty v archivu tak "sáhodlouhá" jména? Nestačilo by jenom evidenční číslo ?
A:   Systém se snaží bránit i proti nepředvídaným problémům, technickým poruchám apod. ofenzivně.
     Sáhodlouhá jména umožňují identifikovat podle jména dokumenty na základě mnemonické hodnoty
     a tím případně rekonstruovat archiv i v případě zničení databáze apod.

Q:   Proč není možno dokumenty mazat?
A:   To je základní premisa. Jakmile by se mohlo mazat, třebas i výjimečně, data se zákonitě
     začnou ztrácet díky omylům. Archiv tedy funguje jako stále rostoucí databáze, ve které se
     dají vyhledat i postupné verze dokumentů.